Аудит CRM-системы: как и зачем проводить

CRM — это сердце продаж: в ней хранится клиентская база, история коммуникаций, задачи, воронки, интеграции и аналитика. Даже незначительные сбои или ошибки в настройке системы могут привести к потере заявок, снижению конверсии и бардаку в отделе продаж. Чтобы этого не происходило, необходимо регулярно проводить аудит CRM-системы.
Пожалуй, аудит CRM-системы можно сравнить с ежегодной диспансеризацией или техосмотром автомобиля, чем раньше вы выявите уязвимые места, тем больше сэкономите времени и денег для их устранения.

Аудит CRM — это комплексная проверка того, насколько система соответствует целям бизнеса, правильно ли настроены бизнес-процессы, безопасно ли хранится информация и насколько эффективно сотрудники используют инструменты. Он помогает выявлять и усиливать слабые места, например, в ходе проверки можно найти “дыры” в воронке, где происходит потеря клиентов и затягиваются процессы. Если данные дублируются или некорректно отображаются в системе, то проверка поможет подсветить и это.
Есть два сценария проверки CRM — провести проверку собственными силами, возложив ответственность на сотрудников, которые полностью погружены в бизнес-процессы компании и смогут проверить систему по всем пунктам или — доверить проверку внешним специалистам.

Не советуем полностью делегировать данный вопрос штатным специалистам, так как у сотрудников компании чаще всего отсутствует опыт проведения проверок или они могут быть перегружены основными задачами, что не позволит взять вопрос аудита под полный контроль.

Решение передать работу внешним специалистам будет наиболее оптимальным. Это не только ускорит процесс получения обратной связи по работе системы, но и даст уверенность в объективности оценки. Например, интеграторы amoCRM, как и bizandsoft — это подтвержденные компании, у которых есть соответствующий сертификат. Такие компании не только помогут провести проверку, но и подскажут возможные варианты решения, помогут с донастройкой и подбором дополнительных виджетов для грамотной и полноценной работы системы.

Базовые пункты проверки системы:

Цель внедрения: иногда CRM внедряли «под одно», а бизнес давно работает по-другому. Интегратор уточняет, какие задачи стоят перед отделами продаж, маркетинга, поддержки, и сверяет, как amoCRM сегодня помогает (или мешает) их достижению. Это даёт понимание, какие блоки системы требуют пересмотра, а какие недонастроены.

Технические настройки системы: специалисты проверяют, как устроены воронки, теги, автоматизации, виджеты. Например, если используется сторонний скрипт или компания использует шаблонное решение, которое не полностью отвечает запросам, это может тормозить работу. Интегратор поможет выявить такие места и предложим стабильные решения.

Качество данных: проверяются качество и полнота данных, с каких площадок собирается информация, можно ли автоматизировать процесс, нет ли дублирующихся контактов.

Конфиденциальность системы: CRM — это коммерческая тайна. Проверяем: актуальность прав и ролей, ограничен ли доступ к конфиденциальной информации, удалены ли бывшие сотрудники, включена ли двухфакторная авторизация. В нашей практике были кейсы, когда сотрудники, которые давно уволились с работы продолжали иметь доступ к клиентской базе и сделкам, если компания не контролирует подобные процессы, то тут стоит надеяться только на добросовестность бывших коллег или на своевременную проверку системы и исключение таких ситуаций.

Использование системы сотрудниками: задачи, звонки, комментарии, метки — насколько активно менеджеры используют CRM, как быстро работают с задачами, какие этапы проходят сделки, сколько заявок теряются.

Интеграции и рекомендации: полная проверка всех сторонних интеграций — от телефонии до работы мессенджеров, выявление задвоенных участков и ускорение процесса обработки заявок, формирование рекомендаций для дальнейшей работы.

CRM — это инструмент, который должен помогать продавать, автоматизировать, анализировать и масштабироваться. Если чувствуете, что система не справляется, закажите аудит, который поможет выявить слабые места и усилить работу отдела продаж.

Компания Bizandsoft проводит комплексный аудит amoCRM, помогает навести порядок в системе и сделать её мощным инструментом роста.
Хотите провести аудит? Оставьте заявку — мы свяжемся с вами и предложим подходящее решение.