Формирование документов

Формирование документов для amoCRM создаёт договоры, счета, коммерческие предложения и любые другие документы из шаблонов Google Drive, подставляя данные прямо из сделки, контакта и компании. Не нужно ничего вручную копировать — виджет генерирует документ и сохраняет ссылку прямо в карточке.

Какие задачи решает виджет:

• Создаёт документы по шаблону одним кликом из карточки сделки;
• Подставляет поля сделки, контакта и компании в нужные места шаблона;
• Сохраняет ссылку на документ в выбранное поле amoCRM;
• Поддерживает форматы docx, pdf и Google Doc;
• Ведёт историю генерации и счётчики документов (номер договора и т. п.).

Основные функции и возможности виджета:

• Формирование документа осуществляется подстановкой переменных из amoCRM в выбранный шаблон и созданием нового документа формата docx, pdf или Google Doc;
• Сопоставление переменных сделки, контакта и компании с именем переменной, используемой в шаблоне; можно выбрать константу, например, адрес, наименование компании и т.д.;
• Добавление и удаление счетчиков документов, изменение их текущего значения;
• Просмотра истории генерации документов;
• Выбор формата сохранения файла - docx, pdf, Google Doc, “всегда спрашивать”;
• Выбор поля сделки или контакта, или компании, в которое сохранять ссылку на сформированный документ; опция “всегда перезаписывать значение”;
• Формирование ссылки для скачивания созданного документа и ссылки для его просмотра в режиме онлайн;
• Работа в ручном режиме из сделки или контакта или через  цифроворонку.

Гибкие переменные и права доступа:

• В шаблонах можно использовать переменные из amoCRM, константы, счетчики, глобальные переменные, текущую дату и ссылки на карточки.
• Для значений доступны модификаторы: сумма или число прописью, изменение регистра текста, QR-код и другие преобразования.
• Для шаблонов и готовых документов можно настроить папки на Google Диске, формат файла и динамическое имя документа.
• Готовый документ можно сохранить в DOCX, PDF или Google Docs, записать ссылку в поле CRM и задать права доступа по ссылке.

Сценарии использования:

• Выставлять счёт или коммерческое предложение прямо из сделки за секунды;
• Генерировать договор с автоматической нумерацией и отправлять клиенту;
• Создавать акт или накладную при переходе сделки в нужный этап через цифровую воронку;
• Хранить ссылки на все сгенерированные документы в полях amoCRM;
• Использовать константы (реквизиты компании, адреса) в шаблоне без ручного ввода.

FAQ

Как это работает на практике:

• вы выбираете рабочий сценарий в amoCRM, где нужен виджет «Формирование документов»;
• задаете основные условия и поля, с которыми должен работать виджет;
• виджет выполняет рутинное действие или подсказывает менеджеру следующий шаг;
• команда получает более понятный процесс без лишних ручных операций.

Практический пример:

Данные из amoCRM подставляются в шаблон документа, и менеджер быстрее готовит типовой файл для клиента.

Кому особенно подходит:

• компаниям, где документы регулярно создаются по данным сделки
• руководителям, которые хотят убрать ручные ошибки и сделать процесс прозрачнее;
• администраторам amoCRM, которые настраивают единые правила работы команды;
• командам, где однотипные действия повторяются каждый день.

Начните с одного шаблона, который команда чаще всего готовит вручную.